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日時の書き方

メールで約束の日時を伝えるとき時々間違えることがあると思います。間違いを防ぐために、日付には曜日を加えるといいでしょう。
たいていカレンダーを見て日付を書くと思いますが、週を間違えることはよくあると思います。日付だけや曜日だけよりも二重にチェックが入りますので、間違えた場合、お互いに気がつきやすいです。

時間は24時間表記は避けたほうがいいです。たいてい人は12時間表記で時間を捉えていますし、中には24時間表記と12時間表記の変換がパッと浮かばない方もいます。常識的には午前午後は付けなくてもビジネスでのアポは普通昼間だとは思いますが、たまにそこを突っ込んでくるかたもいますので、午前と午後も明確に書いたほうがいいでしょう。朝とか夕方という表現でもいいと思います。

例)
それでは6月23日(火曜日)午後2時にお伺いします。
次の水曜日(24日)夕方5時頃にお伺いします。

メールは捨てないで

以前にも書きましたが、できる限りメールは捨てないでください。
明らかな迷惑メール以外(判断ができない場合それすらも)は捨てないでください。
メールは場所を取りません。パソコンの容量の中でしめる割合は微々たるものです。増えすぎたらまとめて別フォルダに保存すればいいです。
重要でないと思っていたメールが実はとんでもなく重要であることがあります。
受信簿をきれいにしておかないと気が済まないという人でも、いらないメールは削除ではなく、別フォルダに移動してあとでまとめて日付をつけて管理してください。
自分に関係のないメールだと思ったら即座に捨てる人がいます。
高価なソフトのシリアル番号がメールで届いたのに捨ててしまって泣いた人がいます。メール一本に数十万円の価値があることを理解してください。

なぜメールソフトは無料がいいの?

メールソフトのお勧めがありません。
よく使われる三大メールソフトといえば
Windows Live メール(Outlook Express)
Outlook
Thunderbird
この3つではないでしょうか。
しかしどれも使いやすいとは言いがたい。Outlook Expressといえばいきなりメールが消えることがあるし、Outlookは容量制限があっていつか破綻してしまいます。
メールソフトはもっとシンプルであっていいはずなのですが、そういうものはすでに駆逐されているようです。
唯一お勧めなのがジャストシステムのShuriken
実際私は使ったことがないのですが、見る限りでは画面はシンプルで余計な機能がなく軽快に動きそうです。評判もよさそうです。
ところで、メールソフトが使いづらいという声はよく聞きます。そしてお勧めのメールソフトを訪ねられるのですが、有料、無料のソフトを挙げるとまず100%の人が無料のソフトを選びます。なぜなのでしょうね。値段は数千円でしかありません。これで日々の仕事が快適になるのなら決して高いものではないと思うのですが。
ちなみに私はWinbiffというソフトを使っています。Windows3.1時代からある超ロングセラーですが、Windows8でも快適に動作しています。残念なことに数年前に供給を停止してしまいました。今も販売していれば一押しなのですが。

アドレス手打ちにご用心

基本的に私はメールアドレスの手打ちをしません。
自分を信用していないからです。
絶対間違えっこないアドレスでも過去のメールからコピーしたり、Webページに載っていればそこからコピーします。
先日その決まりを破り、名刺からアドレスを手打ちしたところ、微妙なアルファベットを打ち間違え相手の方に届かなかったというミスがありました。おまけにリターンメールが迷惑メールの方に行っていて気づかなかったという不運まで重なり、大失敗でした、
アドレスを手打ちするときは細心の注意をはらい、何度も確認するようにと自分にいい聞かせています。

Gmailを活用しよう

今すぐメールを見たい、メールを出したい、そんなときパソコンが不調であったり、原因不明のトラブルでメールが送受信できないというのは大変困ります。
そんなときのために緊急用としてグーグルの提供する無料メールサービスGmailを活用してはいかがでしょうか。

Gmailの特徴として
・ネットにつながっていさえすればパソコンを選ばない
・携帯、スマートフォンからも利用できる
・容量が大きいので不要メールを削除する必要がない
・迷惑メールを自動的に振り分けてくれる
・送信元を自分の別アカウントで出したように見せられる
・各キャリアの絵文字付きで携帯電話から出したように装える
・検索機能が優れているので記憶の呼び起こしができる
などがあげられます。

準備としてはまずGmailアカウントを取ることです。
次に自分の今持っているメールアカウントに来たメールをすべてGmailに転送するように設定します。個人メール、仕事メール、携帯メールなどすべて転送することをお勧めします。できれば仕事メールなどは自分宛にも普段からBCCで送るようにしておけばそれもGmailのほうに転送されます。
あとは放っておいてください。普段使わなくてもそれはそれでかまいません。メールが蓄積されればされるほどデータベースが構築されると思ってください。

普段使っているパソコンが壊れた、外出先で急にメールが見たくなった、そんなときは誰かのパソコンを借りてGmailにアクセスすれば過去に蓄積されたメールをすべて読むことができます。返信すれば送信されたメールアカウントから返されたように装えます(事前に設定の必要があります)。借りたパソコンには履歴は残りません。注意することはログインの時、ID、パスワードを設定しないようにして、終わるときはしっかりログアウトすることです。

パソコンがないときは携帯電話からもアクセスできます。携帯電話に最適化された画面になりますし、迷惑メールを表示しませんので無駄にパケット通信料を使うことはありません。

メールは2~3年分くらいは余裕で蓄積が可能です。整理はしないでください。たとえば外出先で急にある人の電話番号を知りたくなったとします。でもわからない。過去にもらったメールに書いてあったような気がする。そんなときは検索機能を使ってその人の名前やメールアドレスで探してみてください。きっと見つかることと思います。

便利な使い方はいろいろ思い浮かぶと思いますが、それらについてはネットにもいろいろでていますので各自で検索してみてください。何度も申し上げますが、不要メールと思っても削除はしないでください。それに費やす時間のほうが無駄です。グーグルのポリシーとして、データはかき集めるだけかき集め、それをうまく検索することで活用する、というものがあります。それをうまく利用したシステムだと思います。

表示名に注意

メールソフトの中にはメールアドレス以外にアドレス帳に登録した表示名が相手先に伝わるものがあります。
ここに敬称を入れない名前や、自分だけにわかる(つもりの)ニックネームを入れていたりすると悲劇が生まれることがあります。

自分のメールソフトではどうなっているか、試しに自分のアドレスをアドレス帳に登録して自分自身に出して確認してみてはいかがでしょうか。

メールは捨てる?捨てない?

毎日届くたくさんのメール、みなさんはどのように整理していますか?
読み終わったメールは用事がなくなれば捨てる、という方は多いようです。
しかし、ちょっと待ってください。そのいらないと思うメールが入っているとどのくらいハードディスクの容量が減るのでしょうか。現在は大容量化しているので、数%にも満たないと思います。
私はスパム以外のメールは(企業の広告メールも含め)すべて取ってあります。10年前のメールデータも残っています。
捨てる、捨てないの判断をするのが面倒、というのもありますが、意外と過去の記憶を呼び起こすのに昔のメールを掘り出す、ということはよくあります。
差出人、用件などで分類もしません。時系列的にフォルダを作って投げ込んであるだけです。いつ頃、誰からのメールを探したいというときは検索機能を使うとすぐに見つかります。
ダウンロードしたソフトのキーコードなどもみんなこれに入っているので、なくなると非常に困りますのでバックアップも怠りません。
紙文書と違い、じゃまにならないメールはあまり捨てないで保存しておいてはいかがでしょうか。いつか捨てないでよかったと思うことがあると思います。

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